Como eliminar reuniões desnecessárias e turbinar as mais necessárias

Reunião chata
É verdade. As pessoas odeiam reuniões. Para a maioria das pessoas de negócio, reuniões são um mal necessário. Porque elas são tão odiadas e o que pode ser feito a respeito disto?

De acordo com a revista Forbes®, uma pesquisa recente reportou que gritantes 80% dos executivos afirmam que eles estão insatisfeitos com a eficiência e efetividade de reuniões em suas empresas. E ainda, muitos destes homens e mulheres do nível de gestão passam mais do que metade de suas vidas em reuniões.

Considere algumas destas alarmantes estatísticas a respeito de reuniões:

  • Há uma estimativa de mais de 11 milhões de reuniões de negócios a cada dia nos EUA
  • A maioria dos executivos participam de cerca de 62 reuniões cada mês
  • Uma média de 5,6 horas por semana gasta em reuniões
  • Pesquisas constatou que cerca de 50% do tempo de reuniões é desperdiçado, equivalente a certa de um dia por semana  de tempo desperdiçado por empregado

Então como fazemos para eliminar o “mal” – das reuniões desnecessárias – enquanto turbinamos as “necessárias” que nós devemos ter?

Eis algumas formas para que sua empresa tenha reuniões menores, melhores e mais produtivas.

Eliminar reuniões desnecessárias

Assuma uma visão honesta e objetiva nas reuniões de sua empresa. Você provavelmente descobrirá que muitas reuniões não são necessárias. Faça estas perguntas a respeito de suas reuniões:

  • É apenas um hábito? – Muitas reuniões regulares não possuem um objetivo.
  • Há um propósito específico para esta reunião?
  • Há uma agenda definida com um objetivo declarado?
  • A reunião terá um resultado mensurável?
  • Existem uma ou mais decisões que precisam ser tomadas?
  • Os tomadores de decisão estarão presentes?

Considere colocar esta lista ou algo similar em salas ou locais de reunião!
Eliminar as reuniões desnecessárias permitirá que você tenha mais tempo para se focar melhor no planejamento das realmente necessárias.

Fazer reuniões eficientes e eficazes

Certas reuniões são necessárias. Projetos devem ser gerenciados, decisões devem ser tomadas e pessoas precisam ser munidas de importantes informações. Se somente 15% de suas reuniões são efetivas, como você pode ter certeza que as suas fazem parte deste grupo?
A melhor forma é utilizar recursos visuais. Ferramentas, como SmartDraw, PowerPoint, etc. melhorarão a produtividade de suas reuniões. A comunicação utilizando ferramentas visuais tem mostrado reduzir o tempo das reuniões em mais de 25%. Reuniões efetivas utilizam uma agenda visual que permite que você construa ações e items em tempo real. Este processo é conhecido como captura de informação em tempo real e produzirá resultados que são mais de seis vezes mais efetivos do que a comunicação com palavras por si só.
Eis algumas dicas simples que ajudarão você tornar suas reuniões mais efetivas e eficientes.

  1. Para comunicar-se efetivamente – visualmente – utilize uma sala de conferência com projetor ou conecte os participantes através de computadores utilizando uma plataforma de reuniões online tais ocmo WebEx e GoToMeeting
  2. Tenha uma agenda preparada antecipadamente. De acordo com uma pesquisa realizada pela Microsoft, 63% das reuniões nos EUA não possuem uma agenda preparada. Tenha certeza que uma agenda está estruturada a cerca daquilo que você deseja cumprir, mais do que seguir um padrão habitual. Faça uma agenda interativa através do uso de recursos visuais. Abaixo um exemplo de uma agenda visual interativa .
    Agenda Interativa
  3. Compartilhe antecipadamente a agenda com outros participantes. Extraia feedback e tenha certeza que cada um está certo do propósito e objetivo da reunião. Na agenda acima, os items da discussão estão claramente definidos. Os que participam da reunião já terão conhecimento – antecipadamente – que decisões serão tomadas, responsabilidades a serem atribuídas e data s para execução serão definidas.
  4. Documente as decisões, tarefas e atribuições durante a reunião. Atribua items de ação para cada pessoa diretamente na agenda visual em tempo real. Cada um na reunião vê o item da ação ser atribuído. Não há espaço para diferentes interpretações da ação tomada e é espera-se que a pessoa designada para uma tarefa cumpra a mesma. Eis uma visão de atribuição de tarefas de uma agenda visual sendo criada em tempo real.
    Atribuição de Tarefas

    Visão Geral do Projeto
    Na medida que você adiciona data para o início e a conclusão de cada tarefa, pode ser gerado uma linha do tempo para o projeto contando que cada um na reunião possa ver. A reunião produziu um resultado mensurável. Você pode facilmente alternar entre os recursos visuais do projeto e da reunião em si.

  5. Tente manter as reuniões breves sem sacrificar a qualidade. O objetivo é eliminar reuniões desnecessárias mas ter certeza que as que você tem são altamente produtivas.

    Linha do Tempo

Certificar-se que as pessoas certas participem

Se decisões, particularmente as mais críticas, precisam ser tomadas, então tenha certeza que os tomadores de decisão estejam lá. Se eles não puderem, então a reunião será uma perca de tempo para todos e precisa ser cancelada ou reagendada.
Muitas reuniões envolve pessoas que não tem nenhuma participação no resultado. Os participantes devem ser cruciais nas decisões que precisam ser tomadas ou atribuições que precisam serem feitas.

Estar consciente do fator moral

Para muitas pessoas no local de trabalho há um certo status atrelado ao ser incluído em reuniões. Eles constroem suas agendas de compromisso ao redor deles e podem não ficar felizes com poucas reuniões e poucos convites.
Permitir que cada um saiba antecipadamente que a empresa vai reduzir o número total de reuniões com um foco em tornar as reuniões mais produtivas permitirá que eles saibam que eles não estão sendo deixados de lado.
Funcionários Satisfeitos

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